Potrivit Legii nr. 148/2012, începând cu 1 ianuarie 2014, operaţiunile comerciale vor putea fi înregistrate prin mijloace electronice, astfel încât vor putea fi emise facturi în formă electronică. În acest context, contabilii trebuie să aibă în vedere distincţia dintre facturile electronice şi facturile create în format electronic, emise pe cale electronică şi stocate electronic.
Actul normativ a adus completări importante faţă de prevederile existente în Codul Fiscal, stabilind ce caracteristici trebuie să îndeplinească persoanele impozabile pentru a emite facturi în format electronic, dar şi cum trebuie transmise aceste documente beneficiarilor. Factura în forma electronică este documentul ce caracterizează în mod unic schimbul sau vânzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnătură electronică şi purtând marca temporală, care conţine datele cuprinse în formularul facturii şi care este emis şi gestionat utilizând sisteme informatice. Facturile în formă electronică au o semnătură electronică şi o marcă temporală, în timp ce facturile emise printr-un soft sau printr-un serviciu de facturare online nu vor fi semnate electronic. Conform Codului Fiscal, tot o factură electronică este şi cea emisă în format hârtie şi scanată, transmisă ulterior în mod electronic. „În urma introducerii sistemului privind facturile electronice, departamentul de contabilitate trebuie să asigure posibilitatea verificării corespondenţei dintre informaţiile din fişierul electronic original şi documentul lizibil prezentat”, potrivit avocatului Cosmin Roşulescu.
Serviciile gratuite de facturare online garantează autenticitatea
Evidenţa contabilă nu va prezenta modificări din perspectiva facturilor electronice, aceasta având aceeaşi valoare de document justificativ ca şi facturile pe hârtie sau facturile create în format electronic. Departamentul de contabilitate al fiecărei firme are obligaţia de a permite organelor fiscale competente din România accesarea, descărcarea şi utilizarea facturilor emise sau primite stocate prin mijloace electronice. „Totodată, potrivit Codului fiscal, semnătura electronică avansată sau schimbul electronic de date sunt doar exemple de tehnologii pentru asigurarea autenticităţii originii şi integrităţii conţinutului facturii electronice şi nu constituie cerinţe obligatorii. Serviciile gratuite de facturare online garantează autenticitatea, originea şi integritatea conţinutului prin intermediul bazei de date interne a sistemului”, a mai spus avocatul Roşulescu. Un alt aspect important este ca implementarea şi utilizarea sistemelor informatice necesare emiterii de facturi electronice implică costuri suplimentare, precum şi personal care să deţină cunoştinţele necesare. Prin urmare, firmele mari sau firmele mici şi mijlocii care au relaţii comerciale cu firme mari sunt cele care vor lucra cu facturi electronice.
