Companiile sunt obligate să păstreze în arhive, conform legii, anumite documente. Însă „arhivarea fizică” se face cu costuri destul de mari, de bani și de spațiu. Firmele pot face economii utilizând arhivarea electronică, care oferă un grad sporit de securitate și confidențialitate.
Arhivarea electronică reduce costurile pentru firme prin eliminarea etapelor de manipulare si stocare a documentelor fizice prin metode actuale și eficiente de păstrare a autenticității documentelor arhivate.
Documentele cu regim special trebuie să fie arhivate conform legii 135/2007 si stocate în centre de date acreditate ce corespund normelor de securitate și verificărilor periodice impuse de Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale (MCSI) conform deciziei 493/2009.
Astfel, pentru a putea realiza arhiva electronică conform legii trebuie îndeplinite următoarele criterii:
- Deținerea unui centru de date acreditat MCSI
- Deținerea unei aplicații de management al arhivei electronice conform normelor MCSI
- Titlul de Administrator de arhivă electronică acreditat MCSI
- Ce tipuri de documente necesită arhivare conform legii?
Arhivarea este necesară în departamente precum Contabilitate, Juridic, Resurse Umane, Achiziții, Marketing, Secretariat etc, pentru toate tipurile de documente cu regim special reglementate de lege.Se poate arhiva electronic orice tip de document, obligativitatea însă se aplică doar celor specificate prin lege, care au un regim pentru o perioadă fixă de timp, emise exclusiv în regim electronic.
Prin semnarea documentelor emise exclusiv în format electronic, de către titularul dreptului de dispoziție asupra documentului, însoțite de fișa documentelor arhivate se garantează autenticitatea acestora. Procedura se aplică documentelor precum contracte, polițe de asigurări, fluturași de salariu, state de plată, declarații ANAF.
Care este importanța arhivării documentelor conform legii?
„Aceasta constă în asigurarea securității informației, garantarea integrității documentelor pe o perioadă lungă de timp, identificarea rapidă a documentelor în cadrul arhivei electronice, folosind cuvinte-cheie, posibilitatea folosirii în instanță a documentelor ca mijloace probatorii, nemaifiind necesară consultarea arhive fizice. Toate aceste avantaje, plus reducerea costurilor privind tipărirea, manevrarea, transportul și depozitarea hârtiei reușesc să facă în așa fel încât arhivarea electronică conform legii să fie soluția cea potrivită celor mai multor companii”, explică dl Antoin Voicu, Communication & Lead Performance Zipper România.
Parte dintr-un grup de firme cu prezenţă în cinci ţări din Sud-Estul Europei, cu două centre de procesare în România şi Moldova, Zipper acoperă nevoile companiilor de a-şi optimiza fluxurile interne. Soluţiile şi serviciile de prelucrare a datelor şi a documentelor recepţionate, vehiculate sau expediate dintr-o companie, asigură un suport solid pentru reducerea costurilor şi a timpului de prelucrare.
